Il existe des règles précises lorsqu’il s’agit d’écrire un communiqué de presse : ces règles couvrent tout, de la structure au ton adopté. Pour rédiger un communiqué de presse qui incite les journalistes à l’ouvrir et en parler, suivez le guide !

Est-ce que votre information est digne d’intérêt ?

Avant d’écrire et de publier un communiqué de presse, demandez-vous quelle est la valeur de cette information : trop souvent, les entreprises écrivent sur des sujets qui ne sont pas dignes d’intérêt. Or, si les journalistes considèrent un communiqué de presse comme anodin, il ne recevra aucune couverture médiatique.

L’intérêt humain est souvent la clé d’une communication presse réussie. Pouvez-vous démontrer que votre information aura un impact sur les gens ?

Une fois que vous avez une histoire digne d’intérêt, à faire connaître, vous devez comprendre les règles de rédaction d’un communiqué de presse. Celles-ci sont conçues pour faciliter au maximum l’utilisation de votre matériel par les journalistes.

Que trouve-t-on dans un bon communiqué de presse ?

Pour rédiger un communiqué de presse efficace, répondez aux questions suivantes:
Qui sont les principaux acteurs – votre entreprise, et/ou toute autre personne impliquée dans le produit ? Quelles sont les personnes affectées par cette information / à qui cela profite-t-il ?

  • Qu’est-ce qui apporte de la nouveauté ?
  • Pourquoi cette info est importante ? Qu’apprend-elle aux personnes concernées ?
  • Où cela se passe-t-il ?
  • Quand a eu lieu cette découverte ? Quand est-ce que ce produit va sortir ? Quand cet événement s’est-il produit, ou quand va-t-il se produire ?
  • Comment est-ce arrivé?

Résumez toutes ces données en phrases courtes et percutantes. Cela semble simple, mais peut être assez difficile.

comment rédiger un bon communiqué de presse

Si vous ne parvenez pas à trouver les mots justes lors de la première version de votre communiqué de presse, continuez d’essayer. La plupart des communiqués font l’objet de plusieurs brouillons.

Lorsque vous êtes satisfait de la rédaction, pensez à passer en revue les points clés de l’information et les conséquences de celle-ci.
Il est courant que des communiqués de presse soient publiés sans que le journaliste ne contacte l’expéditeur. À cet effet, assurez-vous que votre document contient tous les détails clés nécessaires. Un point crucial à garder en tête est que les éditeurs coupent souvent le bas d’un CP, c’est pourquoi il est important de regrouper tous les points importants dans la partie la plus haute de celui-ci.

Un communiqué différent pour un public différent

Qui va lire ce communiqué ?

Les lecteurs d’un magazine de niche ou d’un site Web seront très différents de ceux qui lisent le journal local. Vous allez devoir écrire différentes versions de votre document si vous voulez toucher plusieurs cibles de manière efficace.

Lorsque vous pensez au destinataire, réfléchissez aux connaissances qu’il a sur votre entreprise et votre produit, ainsi que sur le type de langage qu’il comprend. Le jargon utilisé pour décrire un nouveau processus de production, par exemple, pourrait être pertinent pour un public spécialisé en ingénierie, mais pas forcément pour le grand public.

De quelle longueur doit être un communiqué de presse?

La réponse est simple, un bon communiqué devra compter aussi peu de paragraphes que nécessaire pour faire passer votre information. Évitez d’en faire des tonnes, ne vous lancez pas dans de grandes explications. Gardez la copie aussi concise que possible.

Le premier paragraphe d’un communiqué de presse doit contenir toutes les clés. Vous pouvez considérer votre document comme réussi si on peut trouver tout ce qu’il y a à savoir dans ce seul paragraphe.

Le deuxième paragraphe développe le premier, en donnant un peu plus de détails.

Souvent, le troisième paragraphe fournit une citation : elle peut émaner d’un personnel de l’entreprise, de son PDG, de l’auteur de la découverte, etc.

Le quatrième paragraphe présente les informations finales, telles que d’autres produits en cours de développement, ou les conséquences d’une découverte, par exemple.

Trucs et astuces

Un style d’écriture avec des phrases de 25 mots, ou moins, contribue à rendre votre communiqué de presse plus percutant. Un bon communiqué de presse doit prendre un ton factuel, être bref et concis, donnant au journaliste l’essence de l’histoire. Ils entreront en contact avec vous s’ils veulent plus d’informations.

Pour des communiqués de presse à destination des médias audiovisuels, les mêmes règles s’appliquent en termes d’écriture et de présentation. Il n’est pas rare d’être invité à un entretien et de constater que, surtout dans les situations d’interview en direct, l’intervieweur a seulement lu le premier paragraphe de la publication ou l’a scanné dans les 30 secondes précédant l’interview.

Comment structurer un communiqué de presse

Les principales façons de structurer et de présenter votre communiqué de presse sont ci-dessous.

  • Timing – pour une publication immédiate ou un embargo?

Indiquez en haut de votre document s’il s’agit d’une publication immédiate ou d’un embargo, et si oui, indiquez la date souhaitée. Rappelez-vous qu’il peut être frustrant pour les journalistes de recevoir des informations sous embargo. Cependant, un embargo ne signifie pas que les journalistes ne peuvent pas vous contacter au sujet de votre histoire. Ils devront simplement respecter la date de diffusion donnée.

  • Donner un titre au communiqué de presse

Le titre de votre communiqué de presse a pour but d’attirer l’attention et d’encourager le journaliste à le lire. L’intitulé ne doit en aucun cas s’adresser au public final : la plupart des journalistes / éditeurs le changeront en fonction de leur lectorat.

  • Comment terminer un communiqué de presse ?

Signaler la fin du communiqué de presse avec le mot « FIN » en gras. En-dessous, écrivez « Pour plus d’informations, veuillez contacter » et indiquez vos coordonnées ou celles d’une personne désignée. Donnez un numéro de portable si vous le pouvez, afin que les journalistes puissent vous contacter facilement. Plus vous êtes accessible, mieux c’est.

Si vous avez besoin de fournir des informations supplémentaires, vous pouvez les inclure dans « Notes aux éditeurs » sous les informations de contact. Cette partie peut également inclure des informations de base sur la société ou une note indiquant que des photos sont disponibles. Il est utile de numéroter ces notes pour rendre votre communiqué de presse le plus clair possible.

À qui envoyer un communiqué de presse ?

Il est essentiel de bien connaître la presse et les médias que vous allez cibler avec votre communiqué de presse. Procurez-vous des publications antérieures, écoutez les programmes de radio et de télévision pertinents. Cela vous permettra d’adapter votre communiqué en conséquence.

Comme nous avons vu plus haut, à chaque communiqué son public, et à chaque public son angle d’attaque. Si une entreprise lance un nouveau produit, elle peut cibler tout ou partie des médias suivants, en adoptant chaque fois un angle particulier :

  • La presse locale (la zone dans laquelle l’entreprise est basée);
  • La presse spécialisée (secteur de l’entreprise, publication B2B);
  • L’autre presse spécialisée (lue par des personnes qui bénéficieront de l’actualité dans le communiqué);
  • La presse grand public (s’il y a un avantage plus général);
  • La presse nationale (s’il y a un impact ou un changement important).

Lorsque vous faites vos recherches, identifiez des schémas de travail et des délais. Les journaux hebdomadaires ont, par exemple, une date limite de bouclage pour leur publication. Il serait sage de ne pas publier un communiqué de presse sensible la veille au soir…

Devez-vous fournir des images ?

Si vous avez des images pour illustrer votre communiqué de presse, alors fournissez-les. De nombreuses actualités apparaissent sous la forme simplifiée d’une photo avec une légende. C’est un excellent moyen de faire passer votre message et peut être très impactant.

C’est une bonne idée d’inclure, sous la rubrique «Note aux éditeurs», que les photos sont disponibles sur demande, plutôt que de les envoyer en pièce jointe avec votre communiqué de presse. Encombrer inutilement les boîtes de réception avec des pièces jointes lourdes ne vous fera pas gagner beaucoup d’amis et les pièces jointes peuvent être marquées comme spam.

Toujours inclure une légende avec vos photographies. Si les gens apparaissent dessus, énoncez «De gauche à droite …» puis énumérez les personnes et tout autre détail pertinent (c’est à dire Où, quand, etc.).

Comment envoyer un communiqué de presse aux journalistes ?

Un conseil : préférez envoyer votre communiqué de presse par courriel. Essayez de rendre la ligne « objet » attrayante. Attention, tout communiqué de presse envoyé par e-mail doit être collé directement dans le corps de celui-ci, plutôt qu’en pièce jointe. La présence d’une pièce jointe peut vous valoir d’être classé dans les spams, comme on l’a vu précédemment pour les photos.

Les journalistes reçoivent beaucoup d’e-mails au quotidien. Programmez-vous des relances téléphoniques pour vérifier qu’ils l’ont bien reçu et savoir s’ils comptent l’utiliser.